Vergroot de mogelijkheden van Thundebird voor massa-mailing
- Categorie: E-Mail
Het bureaublad e-mailclient Thunderbird biedt standaard massa-mailmogelijkheden. Het is mogelijk om meerdere ontvangers voor een e-mail toe te voegen, hetzij in de velden 'naar', 'cc' of 'bcc'.
Er doen zich echter problemen voor als het aantal ontvangers extreem groot is (bijvoorbeeld meer dan 100) en als individuele ontvangers de andere ontvangers die de e-mail hebben ontvangen niet ook mogen zien.
Het tweede probleem kan worden aangepakt door elke ontvanger toe te voegen aan het BCC-veld (blind carbon copy) en een persoonlijk e-mailadres in het veld Aan.
Het eerste probleem kan worden opgelost door meerdere e-mails te schrijven waarvan het aantal ontvangers onder het maximum aantal ontvangers per e-mail ligt.
Beide oplossingen verhogen de werklast van de gebruiker die de e-mails schrijft. Ze maken het ook moeilijk om het proces bij te houden, omdat u nu meerdere e-mails moet verwerken in plaats van slechts één.
Last but not least is het ook moeilijk om e-mails te personaliseren, bijvoorbeeld om elke ontvanger bij naam aan te spreken.
Mailmerge
Mail Merge is een add-on van Thunderbird die de mogelijkheden van massamailing van de e-mailclient vergroot. Het doet dit door twee nieuwe opties in de e-mailsoftware te introduceren: Mass Mail en Personal Mail.
Massale post
Mass Mail is ingenieus. U begint met het schrijven van één e-mail die u naar meerdere ontvangers wilt verzenden. Dit omvat het onderwerp, de hoofdtekst en de bijlagen van de e-mail.
Vervolgens worden alle ontvangers in de juiste velden aan die e-mail toegevoegd. Een klik op de Mass Mail-knop (beschikbaar onder Bestand> Afdruk samenvoegen) zal nu individuele e-mails aanmaken voor elke e-mailontvanger en deze in de outbox van de e-mailclient plaatsen.
Elke ontvanger krijgt daarom een individueel e-mailbericht zodat er geen andere e-mailadressen in de mailheader verschijnen.
Dit proces bespaart u veel tijd ten opzichte van de standaardmanier voor het verzenden van massa-e-mails in Thunderbird.
U kunt ervoor kiezen om meteen e-mails te verzenden of ze eerst als concept op te slaan. De laatste optie kan handig zijn om die e-mails te controleren voordat u ze verstuurt, vooral als dit de eerste keer is dat u de add-on probeert.
Persoonlijke post
Een probleem van de Mass Mail-benadering is dat de e-mails de ontvangers niet individueel kunnen aanspreken.
Door Hi Frank aan een massamail toe te voegen, zou die begroeting ook naar alle andere ontvangers worden gestuurd.
Dat is waar Personal Mail in het spel komt. Personal Mail maakt gebruik van variabelen en csv-bestanden om individuen aan te spreken in massa-mailings. Variabelen kunnen worden toegevoegd aan elk veld in de e-mail in het formulier {{Variabele}}. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een e-mail te schrijven als volgt:
Mailen}}
Onderwerp: {{ID}}: melding
Body: Hallo {{Name}}, deze e-mail ...
De selectie van Bestand> Persoonlijke e-mail na het schrijven van de e-mail zal een dialoogvenster openen met de optie om een csv-bestand te laden dat de informatie bevat.
Het CSV-bestand gebruikt de volgende syntaxis:
- Voornaam, Achternaam, Geslacht, E-mail, Bijlage
- John, Doe, m, john.doe @ example.com, C: MyFile.pdf
- Jane, Doe, w, jane @ exmaple.com, C: MyFile.pdf
De eerste regel bevat de beschikbare variabelen, de regels die volgen op de informatie voor ontvangers, elk gescheiden door een regel.
De profielpagina van de extensie op de Mozilla Messaging-website biedt aanvullende informatie over variabelen. Het bevat bijvoorbeeld variabelen van adresboeken die u in die e-mails kunt gebruiken, en gedetailleerde stapsgewijze instructies voor het maken van deze e-mails.
Afsluitende woorden
Afdruk samenvoegen is compatibel met alle recente versies van de e-mailclient van Mozilla Thunderbird. U kunt de nieuwste versie downloaden van de officiële projectwebsite om deze daarna in Thunderbird te installeren.